Bedrijf / opdrachtgever
Rotary Club Prinsenbeek
Opdracht en jouw rol en verantwoordelijkheden daarbinnen
De Rotary Club in Prinsenbeek is een organisatie die bestaat uit verschillende ondernemers uit het dorp. Zij zetten zich samen in voor goede doelen door het organiseren van evenementen. Dit jaar wilde ze zich inzetten voor twee goede doelen: de Heemkundekring van Prinsenbeek en Stichting Mees, wat een kleinschalig kinderdagcentrum is voor kinderen met een verstandelijke om lichamelijke beperking. Het geld wilden de Rotery Club inzamelen door Winter Wonder Beek te organiseren, een winterfestijn op de grote markt van Prinsenbeek met een schaatsbaan in het midden. Op de schaatsbaan werden verschillende activiteiten georganiseerd, zoals ijshockey, kinderdisco, etc. Entree op de schaatsbaan was 2 euro. Omdat alle uitgaven van de Rotery club werden gesponsord, konden alle inkomsten rechtstreeks naar de goede doelen gaan.
Mijn opdracht binnen dit project was het schrijven van een draaiboek voor de dagen dat de schaatsbaan kon worden gebruikt. Het ging over een periode van 17 dagen: van 11 tot 27 september 2009. Dit moest ik uitvoeren met een groep van 7 andere studenten.
Verloop opdracht
Het was voor de Rotery de eerste keer dat ze Winter Wonder Beek organiseerden. Het was echter wel de bedoeling om dit evenement ook volgend jaar weer terug te brengen in Prinsenbeek. Omdat voor de Rotery ook alles nieuw was, vonden zij het wenselijk als wij met de projectgroep elke week bij de vergadering waren, zodat wij ook eventuele op- of aanmerkingen in konden brengen tijdens de vergadering. Dit hebben we dan ook gedaan, want al snel bleek dat de Rotery Club een heleboel dingen over het hoofd zag, zoals het maken van een calamiteitenplan, het regelen van EHBO, het regelen van kluisjes voor de spullen van de bezoekers, het zorgen voor muziek, etc.
Naast het meedenken met de organisatie, moesten we het draaiboek schrijven. Daarvoor was het belangrijk alle gegevens te hebben van organisatie, vrijwilligers en het programma. Op die manier hebben we het draaiboek vormgegeven, zodat het niet alleen kon worden gebruikt als tijdsplanning, maar ook als document met belangrijke gegevens erin.
Tijdens het evenement heb ik ook een tweetal keren op de schaatsbaan gestaan als hostesses, ofwel gastvrouw om alle bezoekers te ontvangen. Tevens konden de bezoekers bij mij terecht met vragen en was ik verantwoordelijk voor het houden van toezicht op de schaatsbaan.
Na het evenement is er nog een feedbackmoment ingepland, om samen met de Rotery Club te evalueren wat goed en minder goed ging, wat verbeterpunten zijn en hoe zij dit de volgende keer het beste kunnen aanpakken.
De volgende competenties heb ik hierbij ontwikkeld: inzet, initiatief, kwaliteitsgerichtheid, verbeeldingskracht
Competentie ‘inzet’
Situatie
Voor het schrijven van het draaiboek is het belangrijk van alle aspecten van de organisatie van het evenement af te weten. Daarom was extra inzet essentieel. Zo heb ik alle vergaderingen van de Rotery bijgewoond en heb ik taken die nog moesten worden vervuld, opgepikt.
Taken
Ten aanzien van de competentie ‘inzet’ werd er van mij verwacht dat ik volgens afspraak elke maandagavond aanwezig was bij de vergaderingen, dat ik zelfstandig en met enthousiasme met mijn eigen taken bezig was, dat ik extra bijdrage gaf aan het Winter Wonder Beek door buiten het draaiboek me ook bezig te houden met andere activiteiten en dat ik nieuwsgierig was naar nieuwe informatie.
Acties
Ik heb me gedurende het project bezig gehouden met het schrijven van het draaiboek. Ook heb ik – samen met een andere projectlid - de taak op me genomen om een calamiteitenplan te schrijven voor het festijn en in Breda posters op te hangen van het evenement. Daarnaast heb ik aan de Rotery Club voorgesteld om op school te informeren voor eventueel meer vrijwilligers die zich zouden kunnen inzetten als schaatsverhuurder tijdens het evenement. Met het projectteam van de studenten hebben we hiervoor verscheidene keren op school vergadert.
Resultaat
Het resultaat van mijn inzet – en de inzet van de rest van het projectteam - is dat de Rotery Club minder taken op haar schouders had en zich zo kon fixeren op andere belangrijke aspecten van de organisatie, zoals de sponsorbijdragen, etc. Het draaiboek is uiteindelijk erg gespecificeerd geworden en hier was de Rotery Club dan ook meer dan blij mee.
Terugkoppeling
Wanneer ik een volgende keer weer een soortgelijk evenement als Winter Wonder Beek zou moeten organiseren, zou ik het weer hetzelfde aanpakken. Ik zou vooral weer vragen naar meer achtergrondinformatie om op die manier ook een duidelijk beeld voor mezelf te creëren van het evenement.
Competentie ‘initiatief’
Situatie
Tijdens de vergaderingen stelde de Rotery Club het zeer op prijs dat wij als projectteam extra taken op ons namen en extra inbreng leverde. Hetzelfde gelde voor de uitvoering van het evenement.
Taken
Ten aanzien van de competentie ‘initiatief’ werd er van mij verwacht dat ik een actieve bijdrage leverde aan het project, dat ik uit eigen beweging taken op me nam en actie ondernam om de voortgang van het proces te versnellen. De Rotery Club was namelijk vrij laat begonnen met de organisatie van het evenement, waardoor zij in de laatste weken in tijdnood kwamen.
Acties
De Rotery Club had relatief nog te weinig aanmeldingen van vrijwilligers die tijdens het evenement mee wilden helpen. Ik heb toen voorgesteld om aan de Bussiness Desk op school te vragen of zij een advertentie op wilden hangen hiervoor. Dit wilden ze op school wel doen, maar dan moest een persoon van de Rotery Club hier zelf voor bellen. Ik kon de Rotery Club nu echter wel vertellen dat dit ook nog binnen de mogelijkheden lag. Daarnaast heb ik meegeholpen om het festijn te promoten door posters op te hangen in Breda. Ook heb ik uit eigen initiatief een calamiteitenplan geschreven voor het evenement, toen bleek dat zij dit nog niet hadden gedaan.
Resultaat
Het resultaat van het feit dat ons projectteam initiatief toonden om meer taken op zich te nemen dan dat in de opdracht was beschreven, kwam de Rotery Club ten goede, aangezien zij niet veel tijd meer hadden voor die taken.
Terugkoppeling
Ik heb voor deze opdracht veel initiatief getoond door me naast mijn voorgeschreven opdracht – het maken van een draaiboek – ook bezig te houden met andere werkzaamheden. Ik zou dit de volgende keer weer doen, dat komt de samenwerking immers ten goede. Initiatief tonen bevordert de samenwerking namelijk, omdat zo ook andere worden gemotiveerd en dit de voortgang versnelt.
Competentie ‘kwaliteitsgerichtheid’
Situatie
Voor de Rotery Club in Prinsenbeek heb ik met 7 andere studenten een draaiboek geschreven voor Winter Wonder Beek. Omdat we het draaiboek aan een echte organisatie in het werkveld moesten overhandigen, vond ik het belangrijk dat de kwaliteit van het product dermate goed was.
Taken
Ten aanzien van de competentie ‘kwaliteitsgerichtheid’ werd er van mij verwacht dat ik streefde naar optimale kwaliteit door kwaliteitseisen op te stellen en dat ik gemaakte teksten eventueel verbeterde indien dit nodig bleek te zijn. Ditzelfde geldt voor het eventueel evalueren van gedrag of producten van de andere.
Acties
Om de kwaliteit van het draaiboek te optimaliseren, heb ik een keer met een andere student een pagina vol vragen opgesteld, die van belang waren om het draaiboek goed te kunnen maken. De vragen met onduidelijkheden hebben we naar de projectleider binnen onze groep gestuurd, die ze heeft doorgemaild naar de Rotery Club. Het gevolg was dat we uitleg kregen en zelfs een voorbeeld draaiboek naar ons toe gestuurd kregen over evenementen op ijsbanen, wat als hulpmiddel kon fungeren voor het maken van ons draaiboek. Uiteindelijk heb ik samen met drie andere studenten de eindverantwoording op me genomen van het draaiboek, door het draaiboek nogmaals goed door te lezen en te verbeteren, voordat we het aan de Rotery Club overhandigden.
Bovendien heb ik niet alleen de kwaliteit van het draaiboek centraal gesteld, maar in het draaiboek ook een hoofdstuk 'kwaliteit van het evenement' geschreven, waarin werd beschreven waar op moest worden gelet tijdens het evenement om de kwaliteit dermate hoog te houden.
Resultaat
Het resultaat van de kwaliteitsgerichtheid was dat het draaiboek uiteindelijk een professioneel document was geworden, dat we met trots aan de Rotery Club konden geven. Daarnaast hebben we hen met de kwaliteitseisen aan het evenement hopelijk kunnen helpen om de kwaliteit van het evenement hoog te houden.
Terugkoppeling
Kwaliteitsgerichtheid is erg belangrijk om professioneel over te komen naar het bedrijf waar je de opdracht voor doet. Ik vind zelf dat ik me op het gebied van kwaliteitsgerichtheid van mijn beste kant heb laten zien. De volgende keer zou ik een soortgelijke opdracht hetzelfde aanpakken.
Competentie ‘verbeeldingskracht’
Situatie
Toen ik begon aan het schrijven van het draaiboek, heb ik me ingebeeld dat ik zelf bezoeker was op de ijsbaan. Zo kwam ik erachter dat er nog veel onduidelijkheden voor me waren en hieruit heb ik – samen met een andere student - een pagina met vragen opgesteld voor de Rotery Club.
Taken
Ten aanzien van de competentie ‘verbeeldingskracht’ werd er van mij verwacht dat ik mijn verbeelding kon gebruiken om de kwaliteit van het evenement en draaiboek te verbeteren. Daarnaast moest ik met verkregen informatie van de Rotery Club mezelf het eindresultaat van de schaatsbaan kunnen inbeelden.
Acties
Nadat we antwoorden ontvingen op de gestelde vragen, konden we beginnen aan het schrijven van het draaiboek. Hierbij heb ik de dagen samen met de andere studenten tot in detail uitgewerkt.
Resultaat
Doordat ik me het evenement goed heb ingebeeld, heb ik per tijdseenheid kunnen aangeven wat er allemaal moest gebeuren om het geheel gesmeerd te laten verlopen. Zo werden sommige dagen geopend met een publieke opening en speech, moest op andere dagen extra worden gelet op de veiligheid van kinderen, etc. Alle belangrijke aandachtpunten en contactgegevens stonden per moment in het draaiboek vermeld. Op die manier is het draaiboek erg uitgebreid en gespecificeerd geworden. Het draaiboek is het immers het document waar het gehele evenement tot in detail wordt besproken.
Terugkoppeling
Bij het schrijven van een draaiboek is het erg belangrijk om het hele evenement voor je te zien, zodat er niets wordt vergeten. Ik zou een soortgelijke opdracht de volgende keer daarom weer hetzelfde aanpakken.
