Bedrijf/opdrachtgever
Kindervakantieweek Hilvarenbeek
Opdracht en jouw rol en verantwoordelijkheden daarbinnen
Kindervakantieweek Hilvarenbeek is een organisatie die elk jaar in de laatste week van de zomervakantie een gehele week organiseert voor de kinderen op de basisscholen van Hilvarenbeek. In deze week wordt de bosrand verbouwd tot een groot kinderdorp, waar de 250 kinderen gedurende de week bosspellen doen, boomhutten bouwen, etc. Plezier en interactie staan die week centraal.
Om ook dit jaar weer veel kinderen mee te laten doen, was het belangrijk weer een leuk programma in elkaar te zetten. Zo kreeg ik samen met een projectgroep van 3 andere leden, de taak op me om een dag met aansluitende ouderavond te organiseren. Eisen in deze waren dat de dag moest worden gebaseerd op de avond, en dat het avondprogramma vullend moest zijn voor zo’n 900 personen.
Daarnaast kreeg ik nog een taak, waarbij ik met een ander projectlid een kennismakingsavond moest organiseren die bedoeld was voor alle leiding van dat jaar. Op de avond zelf diende ik als presentator.
Verloop opdracht
Gedurende het voorbereidingsproces is er veel samengewerkt met elkaar voor het organiseren van de dag en avond. Om de week heeft onze projectgroep een vergadering gehouden, waarbij ik elke keer de agenda’s maakte. Omdat we een programma op touw wilden zetten wat zich onderscheidde van afgelopen jaren, zijn we innovatief te werk gegaan. Zo hebben we creatieve ideeën bedacht om de dag mee in te vullen.
Het organiseren van de dag en avond verliep soepel. Overdag zullen er verschillende competities worden gehouden tussen de kinderen, waarvan de winnaars ’s avonds op het podium mogen optreden voor de ouders. Voor de ouders is er een muziekband geregeld, een dansvloer en horecagelegenheid, zodat het zal eindigen in een feestelijk gezamenlijk geheel. De uitvoering van deze dag zal plaatsvinden op 1 september.
Voor de kennismakingsavond van de leiding verliep het proces ook soepel. We kregen de opdracht om de leiding op een creatieve manier met elkaar kennis te laten maken. Om deze reden hebben we een quiz bedacht, waarbij de leiding elkaar nodig had om te kunnen winnen. In de quiz kwamen vragen naar voren over Kindervakantieweek, het WK en muziek. Op de avond, die plaatsvond op 4 juni, reageerde de leiding erg enthousiast op het spel. Ik heb als presentator het spel geleid.
De volgende competenties heb ik hierbij ontwikkeld: Plannen en organiseren, innovativiteit, overtuigingskracht, mondelinge communicatie, samenwerken.
Competentie ‘Plannen en organiseren’
Situatie
Omdat ik de voorzitter was tijdens de vergaderingen, heb ik al tijdens de eerste vergadering voorgesteld een tijdsplanning te maken, waarmee we in beeld konden brengen welke activiteiten moesten worden ondernomen om de dag goed te kunnen organiseren en daarbij geen last te krijgen van tijdgebrek. Hieraan werden tijden met deadlines gesteld.
Zo hadden we al na twee weken de deadline gesteld met betrekking tot een globale opzet van het programma, zodat we deze konden voorleggen aan de organisatie van KVW en dit nog konden aanpassen.
Taken
In de rol van voorzitter tijdens de vergaderingen, werd er ten aanzien van de competentie ‘plannen en organiseren’ van mij verwacht dat ik in staat was een actieplan te maken die gericht zou zijn op het eindresultaat, dat ik een planning zou maken met daarin behoud van tijden voor onverwachte zaken en dat ik het gehele overzicht van het project zou behouden. Uiteraard hadden we van tevoren wel afgesproken dat iedereen verantwoordelijk was voor zijn eigen taken.
Acties
Omdat we binnen een aantal weken al een programma hadden vaststaan, konden we snel door met het regelen van materialen van de faciliteiten en spellen. Voor het programma hadden we veel verschillende materialen nodig, die alle moesten worden gesponsord door verschillende bedrijven. Daarnaast hadden we toestemming nodig van een aantal sportverenigingen in Hilvarenbeek en moesten we hulpouders en andere helpers zoeken die deze dag zouden willen meehelpen met het begeleiden van kinderen. Ook was het belangrijk groepindelingen te maken van de kinderen, een band met horecagelegenheid te regelen voor in de avond, een draaiboek te schrijven, etc.
Resultaat
Omdat we ons gedurende het proces goed aan de planning hebben gehouden, waren we uiteindelijk op tijd klaar met alle voorbereidingen. Er hebben zich geen onvoorziene zaken voorgedaan, waardoor we zelfs nog tijd over hadden.
Terugkoppeling
Kindervakantieweek kan erg groot aan worden gepakt wanneer men zich hier voor inzet. Door voor mezelf (en mijn teamleden) een duidelijke planning te maken, weet iedereen welke taak binnen zijn verantwoordelijkheden ligt, welke tijden daaraan zijn gekoppeld en blijft men het overzicht goed bewaren. Dit is uiterts belangrijk bij het plannen en organiseren van een evenement.
Competentie ‘innovativiteit’
Situatie
Met de projectgroep zagen we het als een uitdaging om zo’n innovatief mogelijk programma neer te zetten voor Kindervakantieweek, wat zich onderscheidt van afgelopen jaren. Ik heb mezelf toen de vraag gesteld wat ik als kind bijzonder leuk zou hebben gevonden met betrekking tot Kindervakantieweek en heb zo vorm gegeven aan mijn ideeën.
Taken
Ten aanzien van de competentie ‘innovativiteit’ werd er van mij verwacht dat ik open stond voor vernieuwing in de programma’s van Kindervakantieweek en dat ik zelf ook mogelijkheden zag tot vernieuwing.
Acties
We hebben het programma voor de kinderen zo spannend mogelijk gemaakt. Zo hebben we ervoor gekozen om de kinderen in te delen in verschillende leeftijdscategorieën en daar hebben we de programma's op gebaseerd. Voor de jongens van groep 7 en 8 hebben we bijvoorbeeld geregeld dat zij mogen handboogschieten en speerwerpen bij sportverenigingen in Hilvarenbeek. De meiden krijgen dansles van professionele dansers. Ook voor andere leeftijdscategorieën hebben we een leuk programma bedacht. De verschillende programma’s zijn allen gericht op het thema, namelijk ‘cowboys & indianen’.
Resultaat
Het resultaat van het innovatief denken, is dat er nu een programma is neer gezet, wat zich onderscheidt van afgelopen jaren. We hebben er dit jaar namelijk voor gekozen om de programma’s aan te laten sluiten op de leeftijdscategorieën van de kinderen, in plaats van de groepindelingen van Kindervakantieweek. Andere jaren deden kinderen van 6 tot 12 jaar alle dezelfde activiteit. Op de nieuwe manier sluit het programma meer aan bij de interesses van de betreffende groep.
Terugkoppeling
Door met een innovatief voorstel te komen, heb ik in de programma’s van Kindervakantieweek wat variatie gebracht. Deze innovativiteit kan de sleur doorbreken die mogelijk ontstaat bij kinderen die al een aantal jaren meedraaien in het programma van Kindervakantieweek. Het brengt vernieuwing en een verrassingselement met zich mee. Dit geldt voor alle organisaties en festiviteiten en is uiteraard belangrijk om te onthouden.
Competentie ‘overtuigingskracht’
Situatie
Nadat ik een aantal leuke ideeën had bedacht voor het programma van de Kindervakantieweek, ben ik hiermee naar mijn projectgroep gegaan. Deze waren in de eerste instantie niet erg enthousiast met het feit om leeftijdscategorieën op te splitsen.
Taken
Ten aanzien van de competentie ´overtuigingskracht´ was het belangrijk dat ik mensen kon overtuigen door een stevige indruk op hen achter te laten, dat ik verschillende argumenten kon benoemen voor mijn standpunt en dat ik uiteraard ook met respect luisterde naar de argumenten van de tegenpartij.
Acties
Zelf had ik een erg leuk idee voor invulling van de dag. Daarom heb ik geprobeerd mijn andere projectleden te enthousiasmeren voor het programma. Dat heb ik gedaan op basis van verschillende argumenten. Ook heb ik de criteria van Kindervakantieweek verwerkt in mijn overtuiging.
Resultaat
Het resultaat van mijn overtuigingskracht, was dat mijn projectgroep instemde met het nieuwe programma en dat we uiteindelijk tot een overeenkomst zijn gekomen.
Terugkoppeling
Door zelfverzekerd en standvastig een idee te presenteren, laat je al gauw een indruk achter op mensen. Op die manier wordt je altijd serieus genomen en uiteraard bereik je met overtuigingskracht erg veel. Wanneer ik de volgende keer weer zo overtuigd ben van mijn idee, zal ik me dezelfde houding voornemen. Natuurlijk blijf ik hierbij rekening houden met de anderen. Een discussie kan namelijk ook leiden tot een overeenkomst!
Competentie ´mondelinge communicatie´
Situatie
- Situatie 1: Voor de introductieavond van de leiding heb ik een gehele avond voor een grote groep gepresenteerd als spelbegeleider. Het ging hierbij om een groep van ca. 80 personen. Presenteervaardigheid als vorm van mondelinge communicatie was belangrijk.
- Situatie 2: Voor het regelen van materialen voor de dag van uitvoering waren sponsoren noodzakelijk. Hiervoor heb ik bij verschillende bedrijven aangeklopt en een commercieel gesprek gevoerd over eventuele sponsorbijdragen, in de vorm van het gratis aanleveren van materialen. In dit geval van mondelinge communicatie was het voeren van een onderhandelingsgebrek de kern.
Taken
Ten aanzien van de competentie ‘mondelinge communicatie’ in de vorm van presenteren, werd er van mij verwacht dat ik leiding kon geven aan een groep en de gehele introductie avond kon leiden.
Ten aanzien van de competentie ‘mondelinge communicatie’ in de vorm van het voeren van een onderhandelingsgesprek, was het belangrijk dat ik uiteindelijk een win-win situatie kon creëren en dat ik in staat was de potentiële sponsoren op persoonlijke wijze te naderen.
Acties
- Situatie 1: Tijdens de introductieavond heb ik als spelbegeleider gefundeerd en moest ik de nodige informatie kunnen geven over de vragen en antwoorden hierop. Hier heb ik me van tevoren op voorbereid, doordat ik het spel zelf had bedacht en vormgegeven.
- Situatie 2: Doordat Kindervakantieweek over het algemeen als ‘maatschappelijke organisatie’ wordt gezien, wilden veel bedrijven de materialen sponsoren. Ook was het vaak zo dat ze de materialen gratis weg gaven. De communicatie hierbij verliep goed.
Resultaat
- Situatie 1: Het resultaat van mijn voorkomen als spelbegeleider was dat de avond soepel verliep en de leiding enthousiast was.
- Situatie 2: Het resultaat van de onderhandelingsgesprekken was dat Kindervakantieweek veel materialen gratis heeft mogen ontvangen. Hierdoor hebben ze activiteiten kunnen ondernemen, die ze in de eerste instantie niet konden doen door het geringe budget. Een voorbeeld hiervan is het houden van een barbecue.
Terugkoppeling
Ik zou de volgende keer weer op dezelfde manier presenteren: op een aangename speelse manier. Daarnaast zou ik sponsorgesprekken hetzelfde voeren als dat ik nu heb gedaan. Ik had nu de verschillende bedrijven persoonlijk benaderd en geïnteresseerd gevraagd over eventuele sponsorregelingen binnen het bedrijf. Wanneer het bedrijf hier nog over na wilde denken, heb ik hen hiervoor alle ruimte gegeven. Op die manier wek je als vrager vertrouwen op, wat uiteraard in je voordeel kan werken.
Competentie ‘Samenwerken’
Situatie
Voor het organiseren van de dag en avond voor Kindervakantieweek, was het belangrijk samen te werken met de aangewezen projectgroep. Zo zijn we om de week bij elkaar gekomen om te vergaderen en hebben hierbij verschillende taken verdeeld. Dit hebben we al bij de eerste vergadering gedaan.
Taken
Ten aanzien van de competentie ‘samenwerken’ werd er van mij verwacht dat ik me aan de onderling vastgestelde afspraken hield, dat ik naast mijn eigen taken ook mijn collega’s hielp met hun taken en dat ik bereid was concessies te doen als dit kon leiden tot een gezamenlijke overeenkomst. Bovendien moest ik feedback kunnen geven op de presentaties van anderen. Het belangrijkste voor mezelf was dat ik een goede samenwerkingspartner was, waarbij de andere groepsleden zich prettig voelen.
Acties
Iedereen had zijn eigen taken die moesten worden vervuld. Ik ben me dan ook bezig gaan houden met het in elkaar zetten van een programma, terwijl iemand anders hier de materialen voor zou regelen. Dit laatste bleek echter meer werk te zijn dan verwacht. Na een aantal vergaderingen ben ik dit projectlid dan ook mee gaan helpen en zo hebben we samen verschillende bedrijven benaderd om hen te vragen of zij Kindervakantieweek wilden sponsoren.
Resultaat
Het resultaat van de prettige samenwerking, was dat iedereen bereid was elkaar te helpen. Daarnaast hield iedereen zich aan zijn eigen verantwoordelijkheden. Dit zorgde voor een goed lopend proces.
Terugkoppeling
Door samen te werken kun je veel meer bereiken dan wanneer je individueel een opdracht doet. Sterke en zwakke kanten binnen de groep kunnen elkaar compenseren wanneer iedereen open staat voor ideeën van de ander. In dit project heb ik geleerd dat het erg prettig is om niet alleen samen te werken, maar hier ook leuke avondjes aan te koppelen met lol. Op die manier blijft de samenwerking me boeien. Ik zou de volgende keer dan ook hetzelfde te werk gaan.
