Sportdag Thebe

Bedrijf / opdrachtgever
Thebe kern Goirle

Opdracht en jouw rol en verantwoordelijkheden daarbinnen
Thebe kern Goirle is een woonzorgcentrum, waar mensen met lichamelijke en geestelijke beperkingen wonen en worden verzorgd. In het verzorgingscentrum werken zo’n 300 medewerkers. Elk jaar wordt er een personeelsfeest georganiseerd voor deze medewerkers. Dit jaar wilde de directie graag een sportdag organiseren, die werd afgesloten met een grote barbecue.

Zo kreeg ik samen met een projectgroep van 5 andere studenten de taak om de sportdag te organiseren. In de projectgroep heb ik de taak als projectleider gehad. Het was onder andere mijn verantwoordelijkheid om een planning te maken en het overzicht te bewaren over taken die nog moesten worden gedaan. Geregeld heb ik de andere hieraan herinnerd. Bovendien maakte ik de agenda’s voor de vergaderingen met de projectgroep en met Thebe en onderhield ik het contact met Thebe. Op de dag van uitvoering, die zal plaatsvinden op 24 juni, zal ik als projectleider hoofdverantwoordelijke zijn voor het verloop van de dag en ben ik het aanspreekpunt wanneer er zich onduidelijkheden voordoen.

Verloop opdracht
Ten eerste zijn we met de projectgroep rond de tafel gaan zitten om alle taken te beschrijven die moesten worden ondernomen: vanaf het begin tot het eind hebben we dit in kaart gebracht. Ook hebben we toen een takenverdeling gemaakt en hebben we een thema bedacht. Omdat 24 juni plaatsvindt tijdens het WK, was dit thema al snel duidelijk: WK Thebe. Dit paste bij het WK en tevens bij de sportdag, die in het teken staat van competitie tussen verschillende Thebe afdelingen.

Zelf was ik, naast mijn projectleidertaken, samen met een medestudent verantwoordelijk voor het personeel op de dag van uitvoering, de communicatie naar de medewerkers en het calamiteitenplan. Er waren drie tweetallen samengesteld, die alle een ander takenpakket kregen. De andere takenpakketten waren ‘catering en horeca’ en ‘spellenverhuur, programma en vergunning’.

Als eerste hebben we de vergunning geregeld bij de gemeente. Dit was makkelijk te realiseren, aangezien de boer – op wiens weiland we de dag mochten organiseren – de locatie al goed had gekeurd.

Ten tweede hebben we het thema ‘WK Thebe’ aan Thebe gepresenteerd, die meteen erg enthousiast waren. Hierna kon ik dan ook aan de slag met de uitnodigingen voor de medewerkers en managers, het maken van flyers en posters die in het woonzorgcentrum kwamen te hagen en het maken van inschrijfformulieren. Hier kunt u het resultaat van de flyer zien.

Nadat de medewerkers al op de hoogte waren gesteld van het feit dat er een sportdag voor hun werd georganiseerd, zijn we dit nogmaals met de projectgroep gaan promoten in het woonzorgcentrum. We hebben op deze dag alle afdelingen binnen het tehuis benaderd in oranje kleding om hun enthousiast te maken, maar tevens ook om te peilen hoe het ervoor stond met de inschrijvingen. Toen echter bleek dat het enthousiasme in mindere mate aanwezig was dan waar we op hadden gehoopt, heeft de manager nog haar best gedaan de sportdag te promoten.
Uiteindelijk hebben zo’n 100 medewerkers zich ingeschreven voor de sportdag, terwijl vooraf werd geconstateerd dat dit het dubbele zou zijn.

Nadat we het aantal deelnemers van de dag wisten, konden we de horeca en catering gaan regelen. De tent en materialen waren echter al eerder geregeld, hetzelfde geldt voor de spellenverhuur. Op de dag van uitvoering komen verschillende opblaasbare spellen te staan, zoals ‘levend tafelvoetbal’, ‘survival parcours’, etc.

Als laatste is het draaiboek met zijn alle gemaakt, waarin de verschillende deelnemers met hun team staan, een gedetailleerde tijdsplanning van de dag is beschreven, het calamiteitenplan in staat vermeld, belangrijke telefoonnummers met betrekking tot materialenverhuur en Thebe in staan, etc.
Ook zijn er prijzen geregeld voor de winnaars van de dag. Voor vrijwilligers (die de dag als spelbegeleider of barpersoneel wilden meehelpen) zijn intern via Thebe geregeld.

De dag van uitvoering zal plaats vinden op 24 Juni. Vanwege het kleine deelnemer aantal begint de dag pas om 14.00 uur.

De volgende competenties heb ik bij de opdracht ontwikkeld: creativiteit, groepsgericht leiding geven, plannen en organiseren, schriftelijke communicatie, verbeeldingsrkacht

 
Competentie ‘Schriftelijke communicatie’

Situatie
In het kader van deze opdracht was ik onder andere verantwoordelijk voor de communicatie naar de medewerkers van Thebe. Om de medewerkers uit te nodigen en de sportdag te promoten, heb ik onder andere een flyer en poster gemaakt en heb ik verschillende uitnodigingen verstuurd: een voor de medewerkers en een voor de managers van de afdelingen. Vooral voor de uitnodigingen was het van belang interesse op te wekken.
Bovendien was ik als projectleider verantwoordelijk voor de communicatie met de directie van Thebe.

Taken
Ten aanzien van de competentie ‘schriftelijke vaardigheden’ werd er van mij verwacht dat ik een juiste wervende tekst kon schrijven volgens het AIDA model, dat ik in staat was om op schriftelijke wijze te communiceren zonder daarbij spelfouten te maken en dat ik verslag kon afleggen – in schriftelijke vorm - naar de directie over de vorderingen die tot heden waren gemaakt.

Acties
Om een goede wervende tekst te kunnen schrijven, heb ik verschillende teksten doorgelezen die waren gebaseerd op het AIDA model en hieruit heb ik de beste teksten als voorbeeld gebruikt. Zo ben ik uiteindelijk de uitnodigingen gaan schrijven.
Voor de verslaglegging naar de directie, heb ik de directie elke week minimaal één keer gemaild. Hierin beschreef ik de vorderingen die we hadden gemaakt, vragen of onduidelijkheden die zich voordeden, feedbackvragen, etc.

Resultaat
Het resultaat van schriftelijke vaardigheden, was dat ik zonder fouten de uitnodigingen kon verzenden naar de directie, die deze weer doorverzonden naar alle interne mailadressen. Ook heb ik door het zoeken van goede AIDA teksten, mijn tekst hier op kunnen aanpassen en medewerkers kunnen over halen mee te doen. Bovendien waren ook de mails die ik naar de directie verstuurde over de verslaglegging duidelijk geformuleerd.

Terugkoppeling
Om professioneel over te komen, is het van belang over goede schriftelijke vaardigheden te beschikken. Dit is immers de meest gebruikte manier van communiceren als het over lange afstanden gaat. Natuurlijk zijn we ook een vijftal keer gaan vergaderen met Thebe, maar de mail was het meest gebruikte communicatiemiddel. Ik ben dan ook blij met de aanpak van dit project en hoop het een volgende keer weer zo te kunnen doen.

 
Competentie ‘Creativiteit’

Situatie
Ik heb onder andere een flyer ontworpen voor de sportdag van Thebe, om op deze manier de sportdag te promoten. Deze flyer heb ik op creatieve wijze gemaakt.
Bovendien heeft er zich tijdens de organisatie van het evenement een probleem voorgedaan. De directie had ons namelijk vooraf verteld dat naar schatting ca. 200 medewerkers zich zouden opgeven voor de sportdag. Na de promotie actie bleken er echter nog bijna geen aanmeldingen te zijn en na de deadline van de uiterste inschrijfdatum, hadden nog steeds maar 100 medewerkers zich ingeschreven. We hadden echter al spellen en een tent gehuurd voor 200 personen. Bovendien hadden we al een dagindeling en roulatieschema gemaakt voor alle deelnemers op de dag. Dit probleem vereiste wat creatief inzicht, om op die manier de sportdag toch goed te kunnen laten verlopen.

Taken
Ten aanzien van de competentie ‘creativiteit’ werd er van mij verwacht dat ik in een probleemsituatie met een passende oplossing kon komen en dat ik in staat was om gebruik te maken van verschillende creatieve processen – in dit geval dus creatieve computerprogramma’s zoals Photo Shop.

Acties
Bij het maken van de flyer heb ik gebruik gemaakt van het computerprogramma Photoshop. Ik had echter nog nooit met dit programma gewerkt, dus ik heb me hier vooraf in moeten verdiepen.
Het maken van de flyer heeft veel tijd gekost, maar is uiteindelijk toch gelukt.
Bij het probleem wat zich voordeed door te weinig aanmeldingen, hebben we met de projectgroep lang overlegd hoe we dit efficiënt op konden lossen. Het roulatieschema was namelijk gebaseerd op het dubbel aantal deelnemers, waardoor de dag nu veel te vroeg zou zijn afgelopen. Ook de manager van Thebe heeft hierin meegedacht. Uiteindelijk leek het ons het beste om de dag pas om 14.00 te laten beginnen in plaats van om 10.00 uur ’s ochtends. De tent die we hadden gehuurd, hebben we gehouden; nu hadden we immers meteen een locatie voor het slecht weer programma.

Resultaat
Het resultaat van het feit dat ik me had verdiept in Photo Shop, was dat de flyer en nu leuk en aantrekkelijk uitzag. De directie van Thebe was er enthousiast over en in het gehele woonzorgcentrum hebben ze deze, ook in de vorm van posters, opgehangen.
Bovendien was door het creatief denken het probleem van de weinig aanmeldingen ook opgelost, door de dag minder lang te laten duren.

Terugkoppeling
Wanneer ik weer een keer een flyer zou moeten maken, zou ik weer het programma Photo Shop gebruiken. Dit vereist wel de nodige tijd, maar het resultaat is dan ook goed.
Bij een probleem zou ik de volgende keer weer naar een oplossing zoeken, waarbij de ‘klanten’ (ofwel deelnemers in dit geval) geen last krijgen van het probleem.
 

Competentie ‘groepsgericht leiding geven’

Situatie
Tijdens dit project heb ik gefungeerd als projectleider.

Taken
Ten aanzien van de competentie ‘groepsgericht leiding geven’ werd er van mij verwacht dat ik andere groepsleden op hun taken kon wijzen en dat ik ze hierbij kon motiveren. Ook moest ik de andere leden van feedback voorzien wanneer zij hierom vroegen.

Acties
Ik heb in het gehele proces kenbaar gemaakt dat ik de projectleider was, doordat ik de andere groepsleden regelmatig mailde over de vorderingen die we hadden gemaakt, taken die nog moesten worden geregeld, volgende vergaderingen met Thebe, etc. Ik hield het overzicht en verdeelde de taken dan ook. Ook plande ik de vergaderingen in en maakte agenda’s en notulen van de vergaderingen. Ik voelde me verantwoordelijk voor het groepsproces.

Resultaat
Het resultaat van mijn taken als projectleider, was dat het organiseren van de sportdag goed is verlopen. Op tijd had iedereen zijn taken af. Bovendien wist iedereen door de planning die ik heb gehanteerd, duidelijk wat er nog moest gebeuren en hoever we in het project stonden.

Terugkoppeling
Dit was mijn eerste project buiten school waarbij ik projectleider was. Ik vond het dan ook spannend om in het echte werkveld de leiding op me te nemen in een project. Omdat ik vooral de vaardigheden voor het leiding geven wilde leren, heb ik deze kans dan ook gepakt om hierdoor meer kennis op te doen. Af en toe – vooral op het einde – werd het me wel erg druk en is een ander teamlid uit de projectgroep bijgesprongen. Ook merkte ik dat ik af en toe te ‘lief’ was en harder moest zijn tegenover mijn projectleden. Dit was vooral het geval bij het inplannen van vergaderingen, waarbij de helft vaak niet reageerde op de datums die ik ze mailde. Ik moet zeker nog wat leren als projectleider, maar dit was wel een goed begin.

 
Competentie ‘plannen en organiseren’

Situatie
Het organiseren van de sportdag voor Thebe was een groot project. Om tijdens het voorbereidingsproces niet in tijdnood te komen, was het belangrijk een globale planning te maken, waarin alle taken - gekoppeld aan tijden – zijn opgeschreven. Dit hebben we dan ook tijdens de eerste vergadering gedaan.

Taken
Ten aanzien van de competentie ‘plannen en organiseren’ werd er van mij verwacht dat ik een strakke planning kon maken, waar ik me vervolgens ook aan hield. Ik moest het overzicht kunnen bewaren en momenten kunnen inplannen voor feedback. Vooral als projectleider was dit belangrijk.

Acties
Ik heb me het hele proces aan de planning proberen te houden. Af en toe liepen we wel tegen knelpunten aan. Zo duurde het bijvoorbeeld erg lang voordat alle medewerkers zich hadden opgegeven voor de sportdag. Thebe heeft tot twee keer toe de uiterste inschrijfdatum veranderd, waardoor dit niet meer overeen kwam met onze eigen planning. Bovendien maakte dit het erg lastig om alle benodigdheden op tijd te regelen, omdat we het deelnemersaantal pas laat wisten.
Ook in de laatste weken verliep het proces niet geheel soepel meer. Er moest toen nog erg veel geregeld worden in korte tijd.

Resultaat
Het resultaat van het plannen, was dat we net op tijd klaar waren met de voorbereidingen. Dat kwam vooral door het feit dat we vertraging hadden opgelopen, omdat we lange tijd nog niet wisten hoeveel deelnemers er zouden meedoen met de sportdag. Dit maakt het opvragen van offertes al lastig, laat staan het regelen van materialen en andere benodigdheden. Ook in de laatste weken waren er veel vragen met betrekking tot de materialen die Thebe zelf had en die nog moesten worden aangeschaft. Gelukkig hadden we genoeg uitlooptijd in de planning gerekend, dat de tijdsdruk in beperking bleef.

Terugkoppeling
Als ik terug kijk op het voorbereidingsproces, kan ik niet met een geheel tevreden gevoel terug kijken. Iedereen heeft zich wel goed ingezet om de deadlines te behalen en op schema te blijven lopen, maar door interne processen binnen Thebe, waren we niet in staat ons geheel aan onze planning te houden.
Wat ik de volgende keer dan ook zou veranderen, is het vooraf maken van afspraken met het bedrijf. Door vooraf de verschillende deadlines met het bedrijf vast te leggen, dienen ook zij zich hieraan te houden en kan er zich niet nog een keer zo’n situatie voordoen. Bovendien kan het een hoop verwarring schelen.


Competentie ‘Verbeeldingskracht’

Situatie
Tijdens de eerste vergadering met Thebe bleek dat zij al ooit eerder een sportdag hadden georganiseerd voor hun medewerkers. Zij hebben toen deze sportdag beschreven voor ons. Tevens hebben ze erbij verteld wat de verbeterpunten van deze dag waren en wat de goede punten waren. Hieruit dienden wij een beeld te vormen over de wensen die de directie van Thebe heeft met betrekking tot de sportdag.

Taken
Ten aanzien van de competentie ‘verbeeldingskracht’ werd er van mij verwacht dat ik uit de gekregen informatie een beeld kon vormen over het eindresultaat, dat ik me in kon leven in de verbeelding van anderen en dat ik mijn beelden makkelijk kon overbrengen op mijn projectleden en eventueel de directie van Thebe.

Acties
Samen met de projectgroep hebben we onszelf een aantal keer afgevraagd hoe we de sportdag voor ons zagen. Wat waren zaken die opvielen? Waar moest op gelet worden? Hoe zag de omgeving van het evenement eruit? Etc. Informatie die we van Thebe hadden gekregen, speelde hierbij een rol. Mijn beelden heb ik op de andere proberen over te brengen en andersom. Uit de verbeeldingskracht van de verscheidene projectleden, hebben we uiteindelijk een programma samengesteld en hierop zijn we verder gaan bouwen.

Resultaat
Doordat ik me vaak had ingebeeld dat ik zelf bezoeker van het evenement was, kwamen we op zaken waar we anders niet snel aan hadden gedacht. Op die manier hebben alle materialen kunnen regelen die nodig waren en hebben we (hopelijk) geen dingen over het hoofd gezien.

Terugkoppeling
Het is belangrijk om bij de organisatie van een evenement je in te beelden dat je zelf op het evenement aanwezig bent. Op die manier kom je vaak op zaken die nog moeten worden geregeld en waar extra aandacht aan moet worden geschonken. Verbeeldingskracht is dan ook een kernbegrip die tijdens alle voorbereidingsprocessen van essentiële waarde is.
De volgende keer zou ik bij de organisatie van een evenement me weer alles proberen in te beelden, van begin tot eind.