Bedrijf/opdrachtgeverActiviteitencommissie ENJOY, club 1
Opdracht en jouw rol en verantwoordelijkheden daarbinnen
Mijn opdracht was om de leden van club 1 (klas 1 t/m 4) weer met elkaar in contact te brengen. Samen met een ander lid van de activiteitencommissie hebben wij deze taak op ons genomen. We hebben daarvoor een enquête opgesteld en naar alle studenten gestuurd die bij club 1 van jaar 1 hoorden. In de enquête werden vragen gesteld over activiteiten die de studenten het liefst met hun club wilden ondernemen, welke geldbedragen ze hiervoor over hadden, welke interesses ze hadden, welke datums ze het beste konden, etc. Uit de enquête bleek dat de meeste studenten een feest het leukst vonden, waarbij drankprijzen laag waren.
Daarom zijn mijn klasgenoot en ik met zijn tweeën een feest gaan organiseren. Omdat het feest na de carnavalsvakantie (de ‘breake’) plaats zou moeten vinden en er een cocktailshaker op het feest was te vinden (‘shake’), hebben we het feest ‘Shake after your Break’ genoemd.
Het feest vond uiteindelijk op 25 februari plaats in Cafe Dikke te Breda. Tijdens het feest werden loten verkocht voor de loterij van die avond. Uiteraard waren er prijzen te winnen en de overige opbrengst ging naar de pot van de Activiteitencommissie.
Mijn verantwoordelijkheden lagen bij het maken van een uitnodiging voor het feest voor de leden van club 1, contacteren van verschillende kroegeigenaren, het afspreken van een uiteindelijke locatie, het sluiten van een deal met de betreffende kroegeigenaar om zo’n goedkoop mogelijke drankprijzen te hanteren op het feest, het ontwerpen en afdrukken van flyers en posters als promotiemiddel, het maken van loten voor de loterij, het inkopen van prijzen voor de loterij en het toezicht behouden tijdens het feest.
Verloop opdracht
Om het feest zo goed mogelijk te organiseren, hebben het andere projectlid en ik veel samengewerkt. Zo zijn we een aantal keren rond de tafel gaan zitten om te brainstormen over het thema van de avond, de uitnodiging, de prijzen tijdens de loterij, de drank die verkocht zou worden, etc.
Het andere projectlid zou vooral het draaiboek op zich nemen. Ook zijn we samen naar de verschillende kroegen gegaan, om een objectieve keuze te kunnen maken over welke kroeg de meest geschikte locatie had voor ons feest en welke kroeg de meest voordelige prijzen aanbiedt. Hiervoor heb ik contact gehad en onderhouden met verschillende kroegeigenaren in Breda.
Hierna ben ik aan de uitnodigingen voor de leden van club 1 begonnen, ben ik lootjes gaan ontwerpen voor de loterij en de hiervoor bestemde prijzen gaan inkopen. Ook was het belangrijk om contact te houden met de kroeg over de aankleding van de avond, die in Hawaï stijl zou zijn.
Het feest begon om 19.30 uur. Tot 22.00 uur was het besloten voor club 1, daarna werd het voor iedereen toegankelijk. Gedurende de avond heb ik lootjes verkocht aan de leden van club 1 en heb ik het toezicht gehouden. Ook de uitreiking werd door mij gehouden. Het is uiteindelijk een geslaagd feest geworden.
De volgende competenties heb ik hierbij ontwikkeld: marktgerichtheid, initiatief, inzet, overtuigingskracht, plannen en organiseren.
Competentie ‘initiatief’
Situatie
Ik heb samen met een ander projectlid van de activiteitencommissie een feest georganiseerd voor leden van club 1. Hiervoor heb ik het initiatief getoond om een enquête te maken en het feest te organiseren. Tijdens de organisatie heb ik me verantwoordelijk opgesteld en heb verschillende taken op me genomen.
Taken
Ten aanzien van de competentie ‘initiatief’ werd er van mij verwacht dat ik uit eigen beweging activiteiten op gang zette en werkzaamheden op me nam, dat ik actie ondernam om het proces te versnellen, dat ik eigen ideeën in concrete acties uitwerkte en dat ik een actieve grondhouding had.
Acties
Samen met het andere projectlid was ik verantwoordelijk voor de gehele organisatie van het feest. Verschillende taken kwamen hierbij kijken: het maken van een flyer en uitnodiging voor alle eerste- en tweedejaars studenten; het maken van afspraken met verschillende kroegen; het onderhandelen met de uiteindelijke kroeg; het uitwerken van een thema voor de avond en het inkopen van prijzen voor de winaren van de loterij.
Resultaat
Omdat ik als grondhouding een actieve houding had, heb ik er voor gezorgd dat het proces van de voorbereiding van het feest voorspoedig liep, waardoor we uiteindelijk op tijd klaar waren met de regelingen.
Terugkoppeling
Wanneer ik weer een feest zou moeten geven, zou ik dit hetzelfde aanpakken. Ik was namelijk erg tevreden met het resultaat. Ik zou me weer strak aan de planning houden en initiatief nemen als andere dit niet doen of hier geen tijd voor hebben. Met een prettige samenwerking en genoeg initiatief en inzet kun je namelijk erg ver komen.
Competentie ‘inzet’
Situatie
Samen met een klasgenoot heb ik een feest georganiseerd voor club 1 van de eerstejaars. Omdat wij als enige twee verantwoordelijk waren voor de loop van de organisatie en het uiteindelijke feest, hebben we verschillende uitdagende doelen voor onszelf gesteld en taken op ons genomen. Een van de uitdagende doelen die we voor onszelf stelde, was het aantal studenten die het feesten zouden moeten bezoeken. We legde de grens bij 100 eerstejaars studenten.
Taken
Ten aanzien van de competentie ‘inzet’ werd er van mij verwacht dat ik - naast een volledige bijdrage leveren aan het project - ook uit eigen beweging taken op me nam, hongerig was naar informatie en bijdrage van andere kon stimuleren.
Acties
Om 100 eerstejaars studenten naar het feest toe te lokken, heb ik verschillende acties ondernomen. Zo heb ik het feest naamsbekendheid proberen te geven door middel van mondelinge en schriftelijke promotie. Bovendien heb ik als extra taak nog een poster gemaakt die ik op school heb verspreid. Ook in cafe Dikke heb zijn de posters opgehangen. Enthousiasme was een kernbegrip bij dit proces!
Resultaat
Uiteindelijk hebben veel studenten het feest bezocht. Niet alleen eerstejaars studenten waren er te vinden, maar ook tweedejaars studenten hadden van het feest gehoord en kwamen een kijkje nemen. Het is uiteindelijk een erg geslaagd feest geworden.
Terugkoppeling
Wanneer ik weer een feest zou moeten organiseren, zou ik weer uitdagende doelen voor mezelf creëren. Ook al hebben we de bezoekers op het feest niet geteld: de kroeg stond vol en de sfeer was optimaal! Door inzet en enthousiasme maak ik het ook voor mezelf leuk om de organisatie op me te nemen.
Competentie ‘marktgerichtheid’
Situatie
Omdat ik het belangrijk vond een activiteit te organiseren, waar iedereen van de club mee instemde, heb ik vooraf een enquête opgesteld. In de enquete kwamen verschillende onderwerpen aan bod. Op die manier probeerde ik beter inzicht te krijgen in de wensen en behoeften van de doelgroep; de studenten van club 1.
Taken
Ten aanzien van de competentie ‘marktgerichtheid’ werd er van mij verwacht dat ik kennis had van potentiële markten en de doelgroep, dat ik commercieel kon denken en contacten kon onderhouden met partijen buiten de eigen organisatie.
Acties
Bij het opstellen van de enquête heb ik mezelf afgevraagd wat belangrijke onderwerpen waren om te weten te komen. Uiteindelijk heb ik een enquête gemaakt met zowel open als gesloten vragen en werd het dus een klein ‘kwantitatief onderzoek’. Na het maken van de enquête heb ik deze verstuurd naar alle studenten van club 1, met als vraag of ze deze binnen een week wilde retourneren.
Nadat ik (bijna) alle enquêtes terug had, ben ik deze gaan analyseren. Dat heb ik gedaan door naar overeenkomsten te zoeken en antwoorden met elkaar te vergelijken.
Resultaat
Toen ik eenmaal wist wat de studenten wilden, ben ik samen met mijn klasgenoot naar verschillende kroegen gaan zoeken, die aansloten bij de wensen van de studenten. Hierbij waren de gevraagde drankprijzen erg belangrijk. Uiteindelijk leek café Dikke ons het beste café en zijn we hier gaan onderhandelen over de prijzen en een eventuele samenwerking voor in de toekomst. Dit is beide gelukt; club 1 is nu structureel aan café Dikke gekoppeld en de drankprijzen voor de avond waren erg laag.
Terugkoppeling
Om meer te weten te komen over een doelgroep, is het van belang hier onderzoek naar te doen. Zo kan men enquêtes laten invullen door de doelgroep of interviews houden. Omdat een interview in dit geval wel erg uitgebreid zou zijn, heb ik voor enquêtes gekozen. De volgende keer zal ik deze afweging weer maken en zou ik de situatie hetzelfde aanpakken.
Competentie ‘overtuigingskracht’
Situatie
Om een locatie te vinden die aansloot bij de wensen van de studenten, heb ik met verscheidene kroegeigenaren contact opgenomen. Uiteindelijk leek cafe Dikke me de beste locatie voor het feest. Met de kroegeigenaar ben ik toen gaan onderhandelen over de drankprijzen die die avond zouden gelden. Uiteraard probeerde ik deze zo laag mogelijk te laten zijn.
Taken
Ten aanzien van de competentie ‘overtuigingskracht’ werd er van mij verwacht dat ik in staat was mensen te kunnen overtuigen op basis van geldende argumentatie, dat ik een stevige indruk op iemand kon maken, dat ik het gezamenlijk belang kon benoemen en dat ik in staat was in te spelen op tegenargumenten en verschillende overtuigingstechnieken had.
Acties
Tijdens het gesprek heb ik mijn kennis over andere horecagelegenheden in Breda uitgesproken, ben ik ingegaan op de wensen en behoefte van de studenten en heb zo commercieel mogelijk gedacht.
Argumentatie op basis van kennis kwamen vooral aan de orde.
Bovendien stond ik als vertegenwoordiger van club 1 sterk in mijn schoenen. Ik was namelijk op zoek naar een vaste kroeg, waar structureel clubfeesten konden worden gehouden. Daarmee wekte ik de interesse van de kroegeigenaar.
Zo stelde ik voor dat we toekomstige feesten in cafe Dikke zouden houden, als dit café extra lage prijzen zou hanteren voor de studenten en de promotiekosten voor het feest zou betalen. Hiermee is de kroegeigenaar akkoord gegaan en zo ontstond er een win- win situatie voor beide partijen.
Resultaat
Het resultaat van mijn overtuigingskracht was dat de kroegeigenaar akkoord is gegaan met lage drankprijzen: 1 euro voor bier of wijn. Bovendien is er een basis gelegd voor een relatie tussen club 1 en café Dikke.
Terugkoppeling
De volgende keer zal ik bij het organiseren van een feest weer zo overtuigend proberen te zijn als het gaat om het vinden van een (vaste) kroeg andere locatie. Vooral door het gezamenlijk belang te benoemen, stelt de andere partij sneller in met het voorstel.
Competentie ‘plannen en organiseren’
Situatie
Plannen en organiseren zijn twee kernbegrippen die komen kijken bij de organisatie van een feest.
Omdat mijn klasgenoot en ik beide eindverantwoordelijke waren voor de organisatie en dus op niemand konden terugvallen, was het belangrijk een goede planning te maken met eventuele evaluatiemomenten en reservetijd voor onverwachte zaken. Op het einde van het samenwerkingsproces keken we tevreden terug naar de planning.
Taken
Ten aanzien van de competentie ‘plannen en organiseren’ werd er van mij verwacht dat ik tijd plande voor voorbereiding en onverwachte zaken, dat ik het overzicht behield, voorbereid was op onvoorziene omstandigheden en dat ik mijn werk op een zodanige manier documenteerde dat ik de informatie snel terug kon vinden.
Acties
Door de planning het gehele proces goed in de gaten te houden, zijn we hier niet van afgeweken. Informatie over onderhandelingen met de kroegbaas heb ik bewaard tot het einde van het feest, zodat ik hier altijd op terug kon vallen.
Resultaat
Het resultaat van de goede planning was dat ik het overzicht over het project het gehele proces heb behouden en dat we voor het feest nog ruim een week de tijd over hadden voor onvoorziene zaken.
Terugkoppeling
Het is belangrijk om goed te plannen en organiseren, vooral wanneer je op niemand kan terugvallen. De volgende keer maak ik weer een planning en houdt me hier ook daadwerkelijk aan, dat scheelt een hoop stress.
